打造高效实时办公系统 提升企业决策竞争力

-------宁波高松电子OA办公信息自动化建设探索

    在当今信息化时代，速度就是生命，速度就是效益，速度决定企业竞争力。

    OA办公自动化系统建设是实现管理效率和决策速度的必由之路。宁波高松电子通过“高效实时”的OA办公信息自动化建设，达到信息化管理与传统办公的嫁接，提升了企业决策竞争力。

    企业总经理丁高松诠释了OA办公自动建设的意义：“搭建了一条企业内部信息化交流的‘纽带’，连接了企业各个部门，快速的实现了各项任务的审批；利用OA移动终端，实现异地实时办公，实现企业流程的标准化，实现资源的优化配置和有效共享。”

办公高效实时 抓住系统建设关键

创建于1990年的宁波高松电子是一家高新技术企业，现拥有1000多品种接线端子，共12000多种规格，产品通过了UL、VDE、CQC、RoHS、REACH等认证。公司通过了ISO9001、ISO14001管理体系认证，在亚洲首家拥有美国UL和德国VDE认可的专业实验室。产品畅销美国、德国、英国、日本、韩国、南非等90多个国家和地区,为全球仪器仪表、电梯、电力电气、轨道交通、新能源、照明、通讯、电源、安防、船舶等行业提供优良的产品和服务。

高层次的国际一流客户，意味着高端化的产品结构和优质高效的服务配置：

“企业与企业之间不仅仅比拼的是品质、交期，更多比拼的是谁家公司有一流的售前售后高效的信息化建设服务。高效的过程作业效率、合理的成本控制才是关键”。企业决策者丁高松深感制造业信息化、智能化、自动化的极端重要性和高度紧迫感。

是的，近几年来国际市场复杂多变，宏观经济下行压力加大，市场竞争优胜劣汰格局凸现，加大用工荒、招工难、过程浪费等综合因素叠加，导致公司各方面的成本激剧增加。如果做不到信息高效传递反馈，有问题得不到快速解决，将面临的是客户流失。制造企业必须面对客户的需求，做出快速的反应，才能巩固传统市场，抢占新兴市场。而“高效实时”的OA办公信息自动化建设则是信息系统建设的关键。

为此，宁波高松电子从2012年5月份开始正式和知名软件公司合作，到2014年5月逐步建立起了OA办公自动化系统。整个过程分为系统功能框架设计、硬件系统建立、软件系统试运行、流程固定和标准化等4个阶段。

首先软件公司工程师进入公司，了解公司整个办公业务所涉及到的具体事项，结合实际制定了一套符合高正实际运作模式的OA办公系统方案，驻厂组织了各部门主管进行了OA各功能模块的培训学习，以及实操演练，然后由IT部门及主管组织本部门人员进行培训落实有效实施，同时IT部做好和软件公司对接工作，把平时过程中遇到的问题第一时间反馈给软件公司，做到公司有问题有需求，都能够得到有效及时的指导并解决。

打破信息孤岛 夯实“四化”基础功能

高松电子OA办公系统成功实施一年多来，打破各业务系统之间的数据孤岛、信息孤岛和应用孤岛，实现信息在不同系统间的推送、共享和调用，初步实现了四方面的基础功能。

    功能之一：实现信息发布平台化。在企业内部建立一个有效的信息发布和交流的平台，例如：公告、调查、论坛讨论、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等，能够在公司内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解公司的发展动态。

    功能之二：实现工作流程自动化。例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，对流转过程实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作效率。

    通过实现工作流程的自动化，还可以规范各项工作，特别是把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序,比如:请购申请、固定资产报废、预算申请、用款报销等工作流程审批都可以通过网上进行。

    功能之三：实现管理高效化。传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的，尤其文档的检索难度更大。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。

    办公自动化有效提高办公效率还体现在，不用拿着各种文件申请单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。比如：某个部门来了一名新员工，只要管理员给他注册一个身份账号，给他一个密码口令，他自己上网就可以看到符合他身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。另外，节省运营成本也显而易见，包括节省时间成本和纸张成本等。

    功能之四：实现日常事务信息化。OA办公系统还具有辅助办公功能。比如：由于会议管理、日程安排等日常事务性的工作实现了信息化，会议组织者可以组织发起各类会议，预约相关人员参与，系统会自动提醒相关参加人员会议的时间，做到反应更加快速。

决策科学精准 追求更高层次管理

    企业管理的最高境界是决策科学精准，OA办公信息自动化使高松电子高层决策一改以往“在不了解情况,缺乏数据的环境下拍脑袋”的窘状,而是通过OA提练到更精准的数据、真相和依据，更加科学、高效、准确，主要是做到五方面互联互通。

    ——生产与销售互联互通。

    以传统手段经营的企业，生产部门与销售部门之间是通过人为的方式进行沟通，相互之间的沟通没有形成一种统一规范的形式，而且这种语言的沟通在传达上还容易出现理解上的偏差。企业销售人员对产品的理解主要是来自市场的需求，而生产人员对产品的理解主要是来自产品的性能。双方之间如果只是靠主管领导之间的语言沟通，很容易受个人主观意识的影响，出现理解上的不一致，极有可能导致生产出来的产品和销售部门理想中的产品存在很大差异。特别是在处理一些紧急订单时，对于一些企业来讲，客户突然增加紧急订单或者追加订单数量是常有的事情，在面对这样情况的时候，企业的生产部门和销售部门之间的沟通就显得尤其重要。

    今，OA办公信息自动化使生产与销售互联互通，具体效果体现在：通过OA实时的了解订单的生产状况和及时通报生产异常情况。第一时间与客户做到沟通与交流，销售员通过手机移动OA就可及时获取准确的信息，从而更好的为客服服务，大大提升办事效率。同时加快了生产与销售的沟通交流，降低了不必要的延单，实施OA后高松电子2013年订单延迟降低了30%；

    ——员工与管理者互联互通

    对于一个企业的管理而言，主要是以企业最上层领导和各个部门主管来分开管理，来经营企业正常发展。作为企业的领导，不太可能对企业的每一件事情每一个员工都了如指掌。最大限度的就是定期的通过与主管部门的负责人通过会议形式，对下面的情况进行了解。这个时候的领导所了解的信息和企业实际情况往往存在很大出入。这成为现代企业的一种普遍现象。特别是对那些人员流动比较大的中小型企业而言，对人员的管理就显得尤为重要。可以说，企业的根本并不是掌握在领导手里，而是掌握在员工的手里。一个销售人员可能要掌握企业很大比例的客户资料，如果企业领导对这些工作人员不能有很好的管理，一旦销售人员离职，可能随之而来失去一大批客户资源。另外，对于一些生产制造型企业来讲，企业的生产技术人员和产品设计人员的管理也非常重要。

    如今，OA办公信息自动化使员工与管理者互联互通，具体效果体现在：

    减少了和部门主管会议的次数，通过OA实时发布公司的要求，降低了各管理层会议时间和成本。

    平时员工不方便和管理者沟通的事项，现员工可以通过OA畅所欲言，提出一些金点子和好建议。仅2013年通过OA高松电子就获得40多项好的建议，经过实施后至少可降低公司10万元成本。

    企业生产技术人员和设计人员通过OA展开技术交流研讨，将一线好的建议提供给设计人员参考，大大提升了设计人员在产品设计时的合理性，减少了因未充分了解生产技术带来的一系列工程变更，可以减少30%左右的后续工程技术变更。

    ——生产管理与原材料管理互联互通

    制造型企业的主要工作就是把原材料加工成产品，满足市场的需求。企业领导如何掌握生产的信息和原材料市场信息，是直接影响企业生产成本的重要因素。原材料市场同样也是存在不断的变化，价格上涨下跌、市场存货状况、新材料上市等一系列信息都是需要企业随时掌握。特别是一些需要两种以上的多种原材料制造型企业，对原材料信息的掌握就显得更加重要了。另外，如果对生产的掌握力度不够，就很有可能导致一种产品的积压或者销售脱节等现象。

     如今，高松电子OA办公信息自动化使生产管理与原材料管理互联互通，具体效果体现在实时的了解所需的原材料需求量，减少了原材的积压，周转率提升20%。实时掌握准确的原材料信息，以及价格状态，以便合理准确的采购，采购成本下降了10%。

    ——企业与市场互联互通

    着市场竞争的不断加剧，竞争形式也层出不穷，这个时候企业所面临最重要的问题就是如何在竞争中脱颖而出，赢取更大的市场，为企业创造更大的价值。特别是一些成长型企业，能够更好的把握市场和竞争规律，对竞争对手有充分的了解显得特别重要。以往企业在面对市场竞争的时候，也只能做到出现问题后开始采取应对措施，只能等到事情发生之后，才知道如何解决问题的办法。因为对市场和竞争对手们缺乏了解，所以，没有办法做到预防和防范，在竞争中往往出现，对虽然能够取得竞争的胜利，但是缺乏对竞争对手和市场信息的及时掌握，从而导致一些不必要的损失。

    如今，高松电子OA办公信息自动化使企业与市场互联互通，具体效果体现在更准确的掌握了市场情报，开发新产品，新品上市的速度提高 30%。市场同行信息准确把控，及时根据市场的变化调整公司的市场策略，提升公司10%的市场占有率。

     ——跨部门协同互联互通

    高松电子OA办公信息自动化做到了多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，相关的人员能够有效地获得整体信息，提高整体反应速度和决策能力，解决日常办公有序、高效、易于追踪和控制的问题。

    向科技要效率，向创新要活力。OA软件填补了高松电子除ERP、CRM、SCM等主流管理系统之外的企业运转应用的“短板”，主要特点表现为：适用、实用和易用；致远A6协同管理软件全面覆盖了传统办公软件的公文、行政审批、业务审批、综合办公和公告、新闻、调查、讨论等公共信息，包含邮件、日程事件、计划管理和通讯录等应用功能，并创造性地提升了人员关联、协同关联、项目关联和业务系统整合等诸多应用，实现了消息、任务、知识和人的互联，实现了以人为中心的信息整合和利用，成为全面、完整的协同应用解决方案和组织基于互联网的工作平台。

    现在，有了OA办公信息自动化系统“利器”，公司职业经理人每天只用花1小时就能做完一整天的单据审核、签批、指示等工作，有更多的时间去思考企业及部门的变革创新和发展方向，各部门只要轻点鼠标就能衔接好各项工作。

    宁波高松电子通过OA办公自动化系统的建设，已经在慈溪制造向慈溪智造的创新转型中迈出了成功的一步，２０１３年公司被评为“用友软件中国２０大样板用户”，成为我市OA办公信息自动化建设的样板。

    然而，现在市场竞争是质量、效率和品牌的综合竞争，丁高松正带领企业全体员工，持续以信息化提升公司整体管理水平，决胜市场制高点，奋力迈向国际化、现代化、信息化的百年品牌民企。